KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZATRUDNIENIE
2021 roku
Sephora Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ulicy Żwirki i Wigury 16c, 02-092 Warszawa („Sephora” lub „my”), przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie („Pani/Pan”).
Niniejsza broszura informacyjna dla osób ubiegających się o zatrudnienie („Broszura informacyjna”) zawiera opis sposobu wykorzystywania przez nas dotyczących Pani/Pana informacji zgromadzonych w związku z ubieganiem się przez Panią/Pana o zatrudnienie w Sephora.
Broszura informacyjna zawiera informacje na temat charakteru i sposobu wykorzystywania Pani/Pana danych osobowych, a także informacje na temat przysługujących Pani/Panu praw związanych z wykorzystywaniem tych danych osobowych.
Tym samym Broszura informacyjna stanowi ważne źródło informacji, które ułatwi Pani/Panu zrozumienie sposobu, w jaki Sephora postępuje z Pani/Pana danymi osobowymi.
W celu zapewnienia najwyższej ochrony Pani/Pana danych osobowych dotyczących, Sephora wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych („IOD”), z którym można skontaktować się pod następującym adresem: iod@sephora.pl
1. Zmiana treści Broszury informacyjnej
Sephora może sporadycznie wprowadzać zmiany w treści Broszury informacyjnej. W takim przypadku zawiadomimy Panią/Pana o tym fakcie w drodze zmiany daty widniejącej na wstępie Broszury informacyjnej udostępnionej do wglądu w zakładce przeznaczonej dla osób ubiegających się o zatrudnienie (zakładka „Poznaj nas” lub inne źródło komunikacji dotyczące procesu rekrutacji w Sephora).
2. Dlaczego gromadzimy Pani/Pana dane osobowe?
Sephora gromadzi i przetwarza Pani/Pana dane osobowe w następujących celach:
zarządzanie Pani/Pana zgłoszeniem i przeprowadzenie procesu rekrutacji; przetwarzamy Pani/Pana dane, ponieważ przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem rekrutacji, w szczególności art. 221 i n. Kodeksu pracy (w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę) lub w celu zawarcia i realizacji umowy (w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilnoprawnej)
zarządzanie Pani/Pana zgłoszeniem i przeprowadzenie procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych w powyższych celach – podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda;
zarządzanie ofertami pracy spółek z grupy kapitałowej Sephora, których kryteria może Pani/Pan spełniać; przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w tym celu odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody;
prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w tym celu – podstawą prawną przetwarzania jest Pani/Pana zgoda;
weryfikacji posiadanych przez Pana/Panią kwalifikacji i umiejętności oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Sephora;
gromadzenie danych statystycznych dotyczących możliwości zatrudnienia w Sephora – przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w tym celu jest niezbędne do realizacji naszego uzasadnionego interesu w zakresie ciągłego usprawniania naszych praktyk rekrutacyjnych.
Sephora może również przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w zakresie niezbędnym w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
W przypadku rekrutacji wewnętrznej Sephora przetwarza w celu zarządzania Pani/Pana zgłoszeniem i przeprowadzeniem procesu rekrutacji wewnętrznej dane dotyczące Pani/Pana bieżącego zatrudnienia w Sephora przetwarzane dotychczas w celach związanych z zatrudnieniem.
3. Jakiego rodzaju dane osobowe przetwarzamy?
Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do celów opisanych w pkt 2.
Gromadzimy Pani/Pana dane osobowe, gdy przesyła Pani/Pan swój życiorys w ramach procesu rekrutacji prowadzonego przez Sephora – w formie elektronicznej lub papierowej lub gdy ubiega się Pani/Pan się o zatrudnienie w sposób pośredni, np. za pośrednictwem agencji lub firmy rekrutacyjnej.
Przetwarzamy w szczególności następujące dane osobowe:
dane dotyczące Pani/Pana tożsamości, takie jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia;
dane dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, takie jak: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia – jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, w tym szczegółowe dane dotyczące przebiegu zatrudnienia w Sephora w przypadku rekrutacji wewnętrznych (m.in.: stanowisko, staż pracy, dotychczasowe zarobki, dane z zakresu oceny rocznej (PCR) oraz planów rozwoju);dane kontaktowe wskazane przez Panią/Pana;
dane dotyczące Pani/Pana podania (takie jak źródło polecenia, status kandydatury, akceptacja kandydatury itp.) oraz oczekiwania zawodowe;
wyniki ewaluacji lub testów umiejętności zawodowych;
informacje o uprawnieniu do pracy w UE lub w kraju, w którym złożył/-a Pan/Pani podanie; oraz
dane umożliwiające połączenie z platformą rekrutacyjną (takie jak identyfikator użytkownika, dane połączenia itp.).
4.
Informacje niezbędne rozpatrzenia Pani/Pana podania oznaczone są gwiazdką na formularzach, które udostępniamy na naszej internetowej platformie rekrutacyjnej. W przypadku niewypełnienia przez Panią/Pana pól oznaczonych jako obowiązkowe nie będziemy w stanie rozpatrzyć Pani/Pana podania. W przypadku złożenia podania w innej formie, Sephora zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Panią/Panem w celu uzyskania brakujących informacji, jeżeli ich przetwarzanie okaże się niezbędne do rozpatrzenia Pani/Pana podania.Kto może uzyskać dostęp do Pani/Pana danych osobowych?
Pani/Pana dane osobowe udostępniane są wyłącznie upoważnionym członkom personelu w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków służbowych.
W szczególności dostęp do Pani/Pana danych osobowych będą mieć:
W ramach Sephora:
pracownicy działu HR;
pracownicy działu rekrutacji;
pracownicy działów publikujących oferty pracy;
pracownicy działu IT;
pracownicy działu rozwoju (w przypadku rekrutacji wewnętrznych).
Poza Sephora:
podmioty należące do grupy kapitałowej Sephora – jeżeli wyrazi Pani/Pan stosowną zgodę;
dostawcy usług informatycznych, podmioty prowadzące platformy rekrutacyjne, agencje rekrutacyjne oraz innym podmiotom, tylko wtedy, gdy i w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 2 powyżej.
W ramach przysługującego Pani/Panu prawa dostępu do danych osobowych, może Pani/Pan żądać od Sephora szczegółowej informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym Pani/Pana dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.
5. Gdzie są przetwarzane Pani/Pana dane osobowe?
Przetwarzamy Pani/Pana dane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”).
W przypadku wyrażenia zgody na udostępnienie Pani/Pana danych osobowych pozostałym podmiotom z grupy kapitałowej Sephora na potrzeby rekrutacji, Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane poza EOG, jeżeli podmiot prowadzący rekrutację ma siedzibę na terytorium państwa nienależącego do EOG.
Każdorazowo, gdy państwo, do którego odbywać będzie się transfer danych osobowych, nie zapewnia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych, Sephora zapewni ochronę Pani/Pana danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności za pomocą:
wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;
standardowych klauzul umownych przyjętych Komisję Europejską lub przyjętych przez krajowy organ nadzorczy i zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
zatwierdzonego kodeksu postępowania;
zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji; lub
na podstawie zezwolenia właściwego organu nadzorczego.
W ramach przysługującego Pani/Panu prawa dostępu do danych osobowych, może Pani/Pan żądać od Sephora szczegółowej informacji o zabezpieczeniach stosowanych w przypadku przekazywania Pani/Pana danych osobowych poza EOG.
6. Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji.
W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, Sephora będzie przechowywać Pani/Pana dane przez okres nie dłuższy niż rok od dnia, w którym po raz ostatni Sephora się z Panią/Panem skontaktowała albo do momentu wycofania zgody, jeżeli nastąpi to wcześniej. W ten sposób będziemy w stanie ponownie rozpatrzyć Pani/Pana podanie w przypadku, gdy zwolni się miejsce na podobnym stanowisku pracy, a Sephora uzna, że oferta pracy może Panią/Pana zainteresować.
Okres przetwarzania Pani/Pana danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Po upływie powyższych okresów Pani/Pana dane osobowe podlegają usunięciu lub trwałej anonimizacji.
7. Przysługujące Pani/Panu prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia związane z przetwarzaniem Pani/pana danych osobowych:
prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Sephora przekaże Pani/Panu informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych, a w przypadku transferu poza EOG – o odpowiednich zabezpieczeniach takiego transferu;
prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Sephora przekaże Pani/Panu kopię dotyczących Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych przez Sephora;
prawo do sprostowania – Sephora zobowiązana jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Sephora zaprzestanie wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraził/a Pani/Pan zgodę oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Sephora wydaje dostarczone przez Panią/Pana dane osobowe w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Sephora, jak również wskazanego podmiotu;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – może Pani/Pan wykonać prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, ma Pani/Pan prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Wszelkie żądania związane ze skorzystaniem z powyższych praw należy kierować na piśmie na adres: Sephora Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żwirki i Wigury 16C, 02-092 Warszawa lub kontaktując się z IOD pod następującym adresem: iod@sephora.pl
Ponadto przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego właściwego ze względu na Pani/Pana miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Sugerujemy jednak, aby w pierwszej kolejności wszelkie żądania kierować do IOD, by umożliwić nam udzielenie odpowiedzi na Pani/Pana pytania i wspólnie wypracować rozwiązanie przedstawionych przez Panią/Pana problemów.
