POLITICA DE CONFIDENTIALITATE PENTRU APLICANTI
August 2020
SEPHORA COSMETICS ROMANIA S.A., persoana juridica constituita conform legilor din Romania, cu sediul social in Bucuresti, sector 3, Splaiul Unirii, nr. 165, Complexul de Birouri Timpuri Noi Square, cladirea TN Offices 2, et. 7, inmatriculata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/9300/2000, Cod Unic de Inregistrare 13434907, e-mail: recruitment@sephora.ro (denumita in continuare ‘Sephora’,‘noi’ sau ‘nostru/noastra/nostri/noastre’), acorda o mare importanta protectiei datelor cu caracter personal ale aplicantilor sai (denumiti in continuare ‘Dvs.‘) si are rolul de operator al datelor Dvs cu caracter personal.
Sephora respecta preocuparile legate de protejarea confidentialitatii si a datelor Dvs. personale. Aceasta politica de confidentialitate pentru aplicanti (denumita in continuare "Politica") descrie modul in care folosim informatiile despre Dvs., colectate atunci cand aplicati pentru o pozitie in cadrul Sephora.
Aceasta Politica contine informatii privind natura si modalitatea de utilizare a datelor Dvs. personale, precum si drepturile Dvs. referitoare la aceasta utilizare.
Prin urmare, aceasta Politica este o resursa importanta pentru Dvs., ajutandu-va sa aveti o experienta pozitiva si sigura privind modalitatea in care Sephora prelucreaza datele Dvs. personale si in acelasi timp permitandu-ne sa furnizam raspunsuri exacte si complete la orice posibile intrebari si sa luam in considerare dorintele Dvs..
Pentru a asigura protectia datelor Dvs. personale, Sephora a decis sa desemneze o persoana avand atributii privind protectia datelor personale denumita in continuare „DPR”, incepand cu data de 25 mai 2018, si anume pe dna. Daniela Drogeanu, care poate fi contactata la urmatoarea adresa: privacy@sephora.ro. In plus fata de aceasta, responsabilul cu protectia datelor cu caracter personal actionand la nivelul grupului Sephora este dna. Bruchet Caroline (denumita in continuare „DPO”).
Modificarea Politicii
Ocazional putem modifica termenii prezentei Politici. In acest caz, vom evidentia schimbarea prin modificarea datei indicate la inceputul acestui document, disponibil permanent pentru consultare prin intermediul spatiului candidatului (www.jobs.sephora.com) sau orice alta sursa de comunicare referitoare la procesul de recrutare Sephora. Va incurajam sa consultati in mod regulat Politica, pentru a fi la curent cu procedurile implementate de Sephora pentru prelucrarea datelor Dvs. personale, precum si metodele prin care ne puteti transmite solicitari cu privire la utilizarea datelor Dvs.
1. De ce colectam datele Dvs. personale? Care este temeiul legal si care sunt scopurile pentru care se realizeaza prelucrarea?
Sephora proceseaza datele Dvs. personale in scopuri legate de resurse umane, in conformitate cu legislatia muncii din Romania, in vederea derularii in bune conditii a procesului de angajare si viitoarelor raporturi de munca, dupa cum urmeaza:
A) In temeiul executarii unui contract la care sunteti parte sau pentru a face demersuri in vederea incheierii unui contract la cererea Dvs., pentru urmatoarele scopuri:
(i) gestionarea aplicatiei Dvs. de angajare. Datele Dvs. personale sunt prelucrate in vederea efectuarii demersurilor necesare la cererea Dvs., inainte de incheierea unui contract, in vederea incheierii acestuia;
(ii) gestionarea ofertelor de locuri de munca potrivite profilului Dvs.
B) In temeiul necesitatii indeplinirii obligatiilor noastre legale, pentru urmatoarele scopuri:
(i) in scopul indeplinirii obligatiilor legale privind arhivarea documentelor si informatiilor;
(ii) in scopul indeplinirii obligatiilor legale de raportare si informare catre autoritati si/sau institutii, sau alte organisme publice, in cazul carora se impune divulgarea datelor cu caracter personal, conform legislatiei aplicabile;
(iii) in scopul luarii masurilor de securitate necesare conform normelor aplicabile privind asigurarea pazei si protectiei obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, si analizelor de risc efectuate (precum monitorizarea si gestionarea accesului in incinta magazinelor Sephora sau supravegherea video in incinta magazinelor Sephora)
(iv) in scopul conformarii cu oricare legi, reglementari sau practici, aplicabile Sephora.
C) In temeiul intereselor legitime ale Sephora, pentru urmatoarele scopuri:
(i) in scopul efectuarii de studii si statistici, mai exact al compilarii statisticilor privind oportunitatile de angajare Sephora. Prelucrarea datelor Dvs. personale in acest scop este necesara pentru protejarea interesului nostru legitim de a ne imbunatati continuu practicile de recrutare.
(ii) in scopul conformarii cu reglementari si reguli interne, coduri de bune practici aplicabile Sephora sau clientilor si/sau partenerilor sai;
(iii) in scopul exercitarii si/sau apararii drepturilor Sephora, contractuale sau legale, si intereselor Sephora, spre exemplu pentru a se putea proteja in cazul unui litigiu.
(iv) in scopul luarii masurilor de securitate necesare conform normelor aplicabile privind asigurarea pazei si protectiei obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor si analizelor de risc efectuate (precum monitorizarea si gestionarea accesului in sediul Sephora; sau supravegherea video a sediului Sephora)
In acest caz, ne asiguram ca luam in considerare potentialul impact pe care prelucrarea de date cu caracter personal in baza acestui temei legal o poate avea asupra dumneavoastra. In cazul in care vom constata ca drepturile dumneavoastra fundamentale exced interesul nostru legitim, nu vom utiliza datele dumneavoastra cu caracter personal in baza acestui temei legal si este posibil sa va solicitam consimtamantul pentru a continua prelucrarile.
2. Ce tipuri de date personale prelucram?
Prelucram doar datele strict necesare pentru scopurile descrise la punctul 1.
Va colectam datele personale atunci cand ne trimiteti curriculum vitae si alte documente anexe acestuia la initiativa Dvs., fie online sau pe suport de hartie sau cand aplicati pentru angajare prin mijloace indirecte, de exemplu printr-o agentie sau o firma de recrutare si, in general, pe tot parcursul procesului de recrutare Sephora. In scopul informarii Dvs., urmeaza o lista cu categoriile de date personale pe care le putem prelucra, in functie de scopurile care trebuie realizate prin aceasta prelucrare:
Date referitoare la statutul si identitatea Dvs. civila, sau date de contact cum ar fi: numele si prenumele, adresa, e-mail, numarul de telefon, data de nastere;
Date referitoare la mediul Dvs. educational si profesional, cum ar fi: formare, experienta profesionala, referinte, distinctii, certificari;
Date referitoare la aplicatia Dvs. (cum ar fi sursa de recomandare, statusul candidaturii, aprobarea ofertei, etc) si la asteptarile Dvs. profesionale;
Rezultatele evaluarilor si/sau testelor profesionale;
Informatii privind dreptul Dvs. de munca (in UE sau in tara in care aplicati);
Informatii publice despre profilul Dvs. pe canalele de socializare (cum ar fi LinkedIn, etc.);
Date de conectare la platforma de recrutare (cum ar fi ID-ul de utilizator, date de conectare, etc.);
Date privind istoricul de angajat in cadrul Sephora sau la alti angajatori;
Date continute in imagini video, in situatiile in care va deplasati in incinta sediului sau magazinelor Sephora cu ocazia interviurilor;
Alte date necesar a fi prelucrate in contextul unui proces de recrutare/angajare/internship sau in contextul unui viitor raport de munca sau de colaborare sau pe care ni le oferiti in mod voluntar prin intermediul cv-ului sau al documentelor atasate acestuia.
Informatiile pe care le colectam si care sunt necesare pentru a procesa aplicatia Dvs. sunt marcate cu un asterisc pe formularele prezentate pentru completare pe platforma noastra online de recrutare. In cazul in care nu completati aceste campuri obligatorii, vom fi in imposibilitatea de a procesa aplicatia Dvs. In cazul altor forme de aplicare, daca Sephora nu reuseste sa identifice informatiile necesare pentru a procesa aplicatia, isi rezerva dreptul de a va contacta din nou pentru a colecta informatiile care lipsesc.
3. Date personale prelucrate prin sisteme de supraveghere video
Sistemele (camerele) de supraveghere video se afla in principal in zonele si spatiile comune prin care se realizeaza accesul in incinte fiind amplasate in locuri in care sunt necesare pentru asigurarea securitatii incidentelor, pozitionate catre intrarile si iesirile din spatiile supravegheate (holuri, scari de acces, porti si usi de acces), catre casele de marcat, etc. in vederea identificarii persoanelor neautorizate si in scop de securitate fizica si protectie a valorilor si a persoanelor aflate in unitate, inclusiv de protectie a valorilor detinute de Dvs., conform dispozitiilor legale aplicabile.
Sisteme de supraveghere video sunt plasate si in cadrul magazinelor Sephora, in scopul prevenirii si investigarii incidentelor sau comportamentelor neadecvate, sau prevenirii si investigarii tentativelor de furt sau de frauda in cadrul magazinelor in cauza sau al evenimentelor speciale organizate de Sephora.
Sephora are in functiune sisteme de supraveghere video amplasate in cadrul tuturor magazinelor Sephora, reprezentand puncte de lucru ale societatii. In cadrul sediului social al Sephora din Bucuresti, sector 3, Splaiul Unirii, nr. 165, Complexul de Birouri Timpuri Noi Square, cladirea TN Offices 2, et. 7, nu exista sistemele de supraveghere video in interior, ci numai in exteriorul sediului social, in spatiile comune de acces in incinta, gestionate de societatea Vastint Romania SRL.
4. Cine poate accesa datele Dvs. personale ?
In cadrul Sephora, datele Dvs. personale sunt accesibile numai personalului autorizat care are nevoie de acces la aceste date in vederea indeplinirii atributiilor de serviciu si care le utilizeaza exclusiv pentru a-si indeplini sarcinile.
Mai exact, dupa caz:
Angajati din departmentul de Resurse Umane Sephora;
Angajati aflati pe pozitii superioare, desemnati in mod expres cu atributii in procesul de recrutare;
Angajati din departmentul de Recrutare Sephora;
Angajatii din departmentul IT al Sephora, pentru a asigura securitatea tehnica si a efectua activitati de mentenanta.
Sephora nu transfera informatiile Dvs. personale catre alte persoane, cu exceptia situatiilor in care:
divulgarea este necesara in contextul relatiilor existente sau preconizate intre Dvs si Sephora, inclusiv daca divulgarea este necesara pentru procesarea corespunzatoare a aplicatiei Dvs. sau pentru functionarea si gestionarea corespunzatoare a activitatilor de recrutare din cadrul Sephora si al Grupului Sephora sau al Grupului LVMH;
avem acordul Dvs. in acest sens;
Sephora trebuie sa respecte obligatii impuse de legislatia in vigoare privind transmiterea datelor unor autoritati, agentii, organisme publice, sau alte terte persoane in cazul carora se impune divulgarea datelor cu caracter personal.
Astfel, datele Dvs. pot fi divulgate catre urmatoarele persoane sau entitati:
departmentele de Resurse Umane al Grupului Sephora sau al Grupului LVMH, responsabile pentru carierele internationale si managementul talentelor;
imputernicitilor, partenerilor contractuali sau furnizorilor de servicii care lucreaza pentru Sephora si care asigura serviciile operationale ale Sephora, precum telecomunicatii, IT, securitate, prelucrare date, stocare, arhivare, recrutare si gestionare resurse umane sau alte servicii catre Sephora;
Spre exemplu catre:
Soter Express SRL, in legatura cu gestionarea situatiei permiselor de munca in cazul angajatilor Sephora cetateni din afara Uniunii Europene;
HR Nouveau, in vederea asigurarii de servicii operationale de recrutare, selectie personal si verificari aferente;
furnizorii de servicii care va pun la dispozitie platforma de recrutare si aplicatiile disponibile in cadrul locurilor de munca. Acestia prelucreaza datele Dvs. personale doar in numele nostru si in baza instructiunilor noastre scrise;
in scopuri legate de mentenanta sistemelor informatice, datele Dvs. personale pot fi accesibile angajatilor furnizorilor externi ai anumitor servicii IT. Acesti angajati vor putea accesa datele Dvs. numai pentru a asigura securitatea si a efectua activitati de mentenanta a sistemelor informatice. Acestia isi vor indeplini atributiile in conformitate cu instructiunile Sephora si respectand in totalitate legislatia privind datele cu caracter personal.
Consilieri profesionisti, precum experti, contabili, auditori sau avocati.
5. Unde sunt pastrate si prelucrate datele Dvs. personale ?
Datele Dvs. personale sunt prelucrate, in primul rand, in Uniunea Europeana, fiind protejate conform Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului privind protectia persoanelor fizice, in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor), adoptat la nivelul Uniunii Europene.
Ca regula, in cazul in care este necesar conform scopurilor de mai sus, transferam date numai catre state din Uniunea Europeana sau Spatiul Economic European. Cu toate acestea, intrucat Sephora face parte dintr-un grup international, in cadrul prelucrarii datelor Dvs. personale in scopurile descrise in articolul 2, de mai sus, datele Dvs. personale, in principal datele Dvs. de identificare si contact precum nume, prenume, functie, adresa de e-mail sau telefon, pot fi transferate catre organizatii din cadrul Grupului Sephora sau Grupului LVMH si catre furnizorii externi de servicii implicati in procesele de recrutare Sephora, care pot fi situate in afara Uniunii Europene si mai precis in urmatoarele tari: Monaco, Turcia, Serbia, Elvetia, Rusia, Kuweit, Arabia Saudita, Emiratele Arabe Unite, Qatar, Bahrain, China, Singapore, Hong Kong, Thailanda, Malaezia, Indonezia, Noua Zeelanda, Australia, India, Filipine, Brazilia, Canada si Statele Unite ale Americii, catre organizatii din cadrul Grupului LVMH (societatea-mama si filialele) si catre furnizorii externi de servicii.
Avand in vedere faptul ca unele dintre aceste tari nu asigura un nivel adecvat de protectie a datelor cu caracter personal, similar celui din cadrul Uniunii Europene, Sephora va asigura protectia datelor Dvs. personale in conformitate cu reglementarile aplicabile.
Aceste masuri de protectie sunt sustinute de:
- legislatia in vigoare din tara beneficiarului care este considerata echivalenta cu protectia oferita in cadrul Uniunii Europene, daca este cazul;
- regulile corporative obligatorii (BCR) aplicabile in toate entitatile Grupului LVMH;
- contractele incheiate cu furnizorii externi de servicii ce contin clauzele standard publicate de Comisia Europeana.
6. Pentru cat timp pastram datele Dvs. personale ?
Sephora pastreaza datele Dvs. personale pentru perioada de timp necesara conformarii cu obligațiile asumate, respectiv pentru o perioada egala cu perioada stabilita de cerintele legale de pastrare a informatiilor aplicabile in domeniul nostru de activitate, al legislatiei privind arhivarea, precum si al altor reglementari si/sau prevederi specifice aplicabile, spre exemplu:
cel mult 1 (un) an de la momentul primirii CV-urilor, pentru datele inserate in CV-uri, sau de la momentul finalizarii procesului de recrutare, pentru datele colectate in cadrul unui proces de recrutare ce nu s-a finalizat cu recrutarea candidatului, dupa caz;
conform prevederilor legale aplicabile si in functie de durata contracului individual de munca incheiat, pentru datele colectate in cadrul unui proces de recrutare ce s-a finalizat cu recrutarea candidatului;
inregistrarile video realizate in scopuri de securitate in contextul timpului petrecut in spatiile noastre sunt pastrate pentru o perioada maxima de 30 de zile, cu exceptia situatiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate;
In cazul in care Sephora prelucreaza datele dumneavoastra in temeiul interesului legitim al Sephora, pe perioada existentei interesului legitim, dar nu mai mult de 1(un) an de la ultima interactiune pe care ati avut-o cu noi.
La finalul acestor perioade, datele Dvs. personale sunt sterse sau arhivate, in functie de obligatiile noastre legale.
7. Cum este garantata securitatea datelor dvs. personale?
Datele dvs. personale sunt protejate prin masuri tehnice si organizatorice care sunt in conformitate cu prevederile legale si conditiile reglementate la nivelul Romaniei si la nivel european, si care asigura securitatea si confidentialitatea acestora.
In particular, Sephora utilizeaza tehnologii de protectie, cum ar fi sistemele de criptare, autentificare si identificare a incidentelor de securitate, pentru a va proteja datele prelucrate de societate.
Sephora obtine angajamentul scris al furnizorilor de servicii si a subcontractantilor sai pentru garantarea si implementarea masurilor suficiente de securitate care asigura protectia datelor cu caracter personal incredintate acestora pentru prelucrare in conformitate cu cerintele legale privind protectia datelor cu caracter personal.
8. Drepturile Dvs.
Asa cum este specificat in dispozitiile legale aplicabile in acest domeniu, aveti urmatoarele drepturi:
8.1 Dreptul sa accesati datele care va privesc
Aveti dreptul de a obtine din partea noastra o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care va privesc si, in caz afirmativ, de a avea acces la datele Dvs. personale, si la informatii relevante in legatura cu acestea, precum: scopurile prelucrarii; categoriile de date vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari carora datele le-au fost sau urmeaza sa fie divulgate, in special destinatari din tari terte sau organizatii internationale; acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizeaza ca vor fi stocate datele sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada; sau, in cazul in care datele nu sunt colectate de la Dumneavoastra, orice informatii disponibile privind sursa acestora.
8.2 Daca este cazul, aveti dreptul sa solicitati rectificarea datelor
Aveti dreptul de a obtine de la Sephora corectarea datelor personale inexacte care va privesc. Daca faceti o cerere de corectie, aceasta trebuie sa fie insotita de o dovada care sa ateste faptul ca datele sunt incorecte.
Tinandu-se seama de scopurile in care au fost prelucrate datele, aveti dreptul de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.
8.3 Aveti dreptul, in anumite limite, la stergerea datelor Dvs.
Aveti dreptul sa va retrageti acordul dat pentru prelucrarea datelor Dvs. personale, in cazul prelucrarilor care se realizeaza pe baza consimtamantului Dvs.
Aveti dreptul, in anumite limite, sa solicitati din partea Sephora stergerea datelor Dvs. personale, fara intarzieri nejustificate, in cazul uneia dintre urmatoarele situatii:
datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
va exercitati dreptul la opozitie, din motive legate de situatia particulara in care va aflati, cu privire la prelucrarile intemeiate pe interesul legitim al Societatii, inclusiv crearii de profiluri pe baza respectivelor prelucrari si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea;
va exercitati, in orice moment dreptul la opozitie, cu privire la prelucrarea in scop de marketing direct, inclusiv crearii de profiluri, in masura in care este legata de marketingul direct respectiv;
datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care revine Societatii.
In anumite situatii, legea prevede anumite limitari in privinta exercitarii acestui drept, spre exemplu, prin exceptie, stergerea datelor nu se va putea face de indata, iar Sephora poate refuza cererea de stergere daca:
exista o obligatie legala, administrativa sau judiciara care sa contrazica aceasta cerere;
prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta de catre Societate ori pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare.
8.4 Dreptul la restrictionarea prelucrarii
Puteti solicita limitarea prelucrarii datelor Dvs. personale intr-unul dintre urmatoarele cazuri:
(a) contestati exactitatea datelor – restrictionarea se va aplica pentru o perioada care sa ii permita Societatii sa verifice exactitatea datelor;
(b) prelucrarea este ilegala, iar Dumneavoastra va opuneti stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor;
(c) Societatea nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, iar Dumneavoastra i le solicitati pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta;
(d) v-ati opus, din motive legate de situatia particulara in care va aflati, prelucrarii intemeiate pe interesul legitim al Societatii, inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor prelucrari – restrictionarea se va aplica pentru o perioada care sa ii permita Societatii sa verifice daca drepturile legitime ale operatorului prevaleaza asupra celor ale persoanei vizate.
In cazul in care prelucrarea a fost restrictionata conform celor de mai sus, astfel de date cu caracter personal pot fi prelucrate, cu exceptia stocarii, numai cu consimtamantul Dumneavoastra sau pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau pentru protectia drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public.
8.5 Aveti dreptul la portabilitatea datelor
De asemenea, aveti dreptul sa solicitati o copie a datelor Dvs. personale pe care ni le-ati furnizat direct, intr-un format structurat, utilizat in mod obisnuit si care poate fi citit automat.
8.6 Aveti dreptul de a emite instructiuni
In plus, aveti dreptul de a emite instructiuni in avans privind utilizarea sau eliminarea datelor Dvs. personale post-mortem.
8.7 Aveti dreptul la opozitie
Aveti dreptul de a va opune, in orice moment, din motive legate de situatia particulara in care va aflati, prelucrarii intemeiate pe interesul legitim al Sephora. De asemenea, in cazul in care prelucrarea se intemeiaza pe consimtamantul dumneavoastra, aveti dreptul de a retrage consimtamantul in orice moment, fara a fi prejudiciat in vreun fel.
Va invitam sa va exercitati aceste drepturi in scris la urmatoarea adresa de e-mail: privacy@sephora.ro sau folosind datele noastre de contact prevazute mai sus. Sephora va va furniza informatii privind actiunile intreprinse in urma unei cereri in cel mult o luna de la primirea cererii. Conform legislatiei aplicabile, aceasta perioada poate fi prelungita cu doua luni daca va fi necesar, tinandu-se seama de complexitatea si numarul cererilor.
8.8 Aveti dreptul de a depune o plangere
Aveti dreptul sa depuneti o plangere oricand la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, avand adresa in B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania (fax: +40 318 059 602, email: anspdcp@dataprotection.ro), in cazul in care apreciati ca drepturile de care beneficiati in calitate de persoana vizata au fost incalcate. Cu toate acestea, va sugeram ca, mai intai, sa trimiteti orice sesizare persoanei responsabile cu protectia datelor, astfel incat sa putem raspunde intrebarilor Dvs. si sa gasim impreuna solutii care sa rezolve problemele pe care le intampinati.
