CDI - Assistante de Direction RH Monde (F/H/X)

At Sephora we inspire our customers, empower our teams, and help them become the best versions of themselves.  We create an environment where people are valued, and differences are celebrated. Every day, our teams across the world bring to life our purpose and values.

The opportunity:

The Global HR Assistant will report to the Global VP Talent, Learning & Development and support 2 Global HR Leaders: the Global VP Talent, Learning & Development, and the Global VP Compensation & Benefits, and their teams, contributing to Sephora’s vision of expanding the way the world sees beauty.

The Global HR Assistant will provide ad hoc support to the Global VP HRIS and will closely partner with the Executive Assistant of the Global Chief HR Officer on a daily basis.

Full time, Paris-based, hybrid (2 days per week remote)

You will excel and enjoy this position if you are ready to actively handle the following missions :

  Responsibilities

Executive Assistant

Organizing and following-up on the Global HR VPs’ travels, meetings, agendas, expenses

Managing the Global HR team’s spends and purchase orders

Managing the invoicing process for teams’ projects

Global team life animation, events

For Sephora Global HQ:

• Onboarding and offboarding Executive Assistants within the Global team; contributing to building an onboarding process
• Coordinating the celebration of employees’ seniority anniversaries

For Sephora HR Global team:

• Leading the logistics and organization of HR teams’ offsite events, seminars, training sessions
• Helping with HR projects follow-up, deadlines management, and team calendar
• Welcoming new HR team members; preparing welcome packs

HR Compensation & Benefits, HR Learning, HR Talent Development projects

• Preparing and archiving HR files
• Proactively following-up and tracking career meetings and recruitment interviews
• HR events coordination (ex: Global Learning Week), and external services management (video shoots, assets production…)

Key collaborators

• • HR Global VPs, Managers, and Employees
  • Global HQ Employees
  • Executive Assistants’ community within Sephora and within LVMH

Do not hesitate to apply if you have… or if you are …

•  Organization – Structured, rigorous and concise, you are keen to anticipate the needs of your daily contacts and stakeholders with initiative and autonomy
• Sense of confidentiality – You are comfortable in dealing with sensitive employee information
• Collaboration – You interact with a wide range of stakeholders and you are seen as a value-added contributor to the team
• Communication – You are fluent in both French and English, you have strong interpersonal skills, you are able to observe and adapt, with strong listening skills
• Values Uniqueness & Differences – You are strongly motivated by Sephora’s values and Purpose
• Significant experience in Executive and Team Assistant roles
• Demonstrated experience in international companies, working with Global teams
• Facility with Microsoft suite, common corporate software, and reporting tools
• HR experience preferred

While at Sephora, you’ll enjoy… 

• The people. You will be surrounded by some of the most talented leaders and teams – people you can be proud to work with.  
• The learning. We invest in training and developing our teams, and you will continue evolving and building your skills through personalized career plans.
• The culture. As a leading beauty retailer within the LVMH family, our reach is broad, and our impact is global. At Sephora we are a community of 52,000 passionate team members across 34 markets and 3,000+ stores. 

Chez Sephora, nous inspirons nos clients, nous responsabilisons nos équipes et nous les aidons à devenir la meilleure version d'eux-mêmes.  Nous créons un environnement où les personnes sont valorisées et où les différences sont célébrées. Chaque jour, nos équipes à travers le monde donnent vie à notre raison d’être : changer le regard du monde sur la beauté.

L'oppotunité :

L'Assistant(e) d’équipe RH sera rattaché(e) à la Global VP Talent, Learning & Development, et assistera deux VP RH : la Global VP Talent, Learning & Development et le Global VP Compensation & Benefits, ainsi que leurs équipes, en contribuant à la vision de Sephora.

L'Assistant(e) d’équipe RH apportera un soutien ad hoc au Global VP SIRH et travaillera en étroite collaboration avec l'Assistante de Direction de la Global Chief HR Officer au quotidien.

Temps plein, ce poste est base à Neuilly sur Seine (92), avec un rythme hybride

Vous excellerez et vous épanouirez dans ce poste si vous êtes prêt à…

Assistanat de Direction

Organiser et assurer le suivi des voyages, réunions, agendas et dépenses des VP RH.

Gérer les dépenses et les bons de commande de l'équipe Global HR.

Gérer le processus de facturation pour les projets des équipes.

Animation de la vie d’équipe et évènements

• Pour le siege Global Sephora :

• Onboarding et offboarding des Assistant.e.s de Direction du siege Global; participation à la construction d’un process d’onboarding
• Coordination des anniversaires de séniorité à célèbrer

• Pour l’équipe Global HR

• Mener la logistique et l'organisation des événements hors site, des séminaires et des sessions de formation des équipes RH
• Contribuer au suivi des projets RH, à la gestion des échéances et au calendrier de l'équipe
• Accueillir les nouveaux membres de l'équipe RH ; préparer les welcome packs

Projets C&B, Learning, Talent Development

• Préparation et archives des dossiers RH
• Suivi proactif des entretiens de carrière et des entretiens de recrutement
• Coordination d'événements RH (ex : Global Learning Week), et gestion de prestataires externes (tournages vidéo, production de contenu...)

Key collaborators

• Global HR VPs, Managers, et équipes
• Equipes du siège Global
• Communauté des Assistant.e.s de Direction Sephora et LVMH

N’hésitez plus à postuler si vous avez…ou si vous êtes…

- Organisation - Structuré(e), rigoureux(se) et concis(e), vous êtes soucieux(se) d'anticiper les besoins de vos interlocuteurs quotidiens et des parties prenantes en faisant preuve d'initiative et d'autonomie.

- Sens de la confidentialité - Vous êtes à l'aise dans la gestion d’informations sensibles concernant les employés.

- Collaboration - Vous interagissez avec un large éventail de parties prenantes et vous êtes perçu(e) comme contributeur(ice) à valeur ajoutée pour l'équipe.

- Communication - Vous parlez couramment le français et l'anglais, vous avez de solides compétences interpersonnelles, vous êtes capable d'observer et de vous adapter, vous avez une grande capacité d'écoute.

- Valeurs, singularité et différences - Vous êtes fortement motivé(e) par les valeurs et les objectifs de Sephora.

- Expérience significative dans des fonctions d'assistant(e) de direction et d'assistant(e) d'équipe.

- Expérience avérée dans des entreprises internationales, au sein d'équipes globales.

- Maîtrise de la suite Microsoft, des logiciels d'entreprise courants et des outils de reporting.

- Idéalement, expérience au sein d’un département RH.

Chez Sephora, vous apprécierez...

• Les collaborateurs. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer.
• L'apprentissage. Nous investissons dans la formation de nos équipes. Vous continuerez à évoluer et à développer vos compétences grâce à des plans de carrière personnalisés.

• La culture. En tant que leader de la distribution sélective de produits de beauté de prestige au sein de la famille LVMH, notre impact est mondial. Chez Sephora nous sommes une communauté de 52 000 collaborateurs passionnés répartis sur 34 marchés et plus de 3 000 magasins.

Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité, car nous avons un esprit disruptif. Vous pouvez apprendre et évoluer, car nous vous donnons les moyens de révéler le meilleur de vous-même. Vous pouvez être vous-même, car vous êtes ce qui nous rend uniques.

Sephora est fière d'être un lieu de travail prônant l’égalité des chances pour tous. Nous ne pratiquons aucune discrimination en matière de recrutement, d'embauche, de formation ou encore d’évolution de carrière.

Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.

You can unleash your creativity, because we’ve got disruptive spirit. You can learn and evolve, because we empower you to be your best. You can be yourself, because you are what sets us apart.