CDD // Short Term Assignment - Brand Partnership Assistant (F/H/X)

CDD - BRAND PARTNERSHIP ASSISTANT (F/H/X)

Chez Sephora, la beauté, c’est se sentir reconnu, valorisé et épanoui, aussi bien individuellement que collectivement. C’est tisser des liens profonds avec les autres, célébrer la diversité et l’inclusion, révéler son propre potentiel et agir chaque jour pour avoir un impact positif.

Depuis notre création en 1969 à Limoges, en France, et notre intégration au sein du groupe LVMH en 1997, nous n’avons cessé de réinventer la beauté de prestige. Aujourd’hui encore, nous continuons de casser les codes, portés par notre raison d’être : promouvoir un monde d’inspiration et d’inclusion où chaque personne est invitée à célébrer librement sa beauté.

Avec 56 000 collaborateurs dans 35 pays dont 15 000 dans la région Europe et Moyen-Orient, nous réunissons clients, marques et passionnés au sein de la communauté beauté la plus vaste et la plus vibrante au monde. Grâce à une sélection de près de 500 marques, et à notre propre marque, Sephora Collection, nous proposons la gamme la plus unique et diversifiée de produits : parfums, maquillage, soins capillaires, soins de la peau… et bien plus encore.

Vous excellerez et vous épanouirez dans ce rôle si vous souhaitez…

• Apporter un support opérationnel quotidien aux Brand Partnership Managers sur un périmètre européen, dans la préparation et le suivi de leurs négociations annuelles et de leurs accords commerciaux.
• Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous de négociation : collecte de données, consolidation des informations business, mise à jour des fichiers de suivi, aide à la préparation de supports, organisation opérationnelle des rendez-vous.
• Prendre en charge la coordination pratique des rendez-vous et temps forts de l’équipe : réservation de salles, préparation des espaces de réunion, coordination des accès visiteurs, suivi des invitations, vérification des besoins logistiques et support aux connexions ou outils nécessaires.
• Fluidifier le quotidien de l’équipe en prenant en charge les petites demandes opérationnelles, administratives et logistiques qui nécessitent de la rigueur, de la réactivité et un fort sens du service.
• Assurer le suivi administratif et opérationnel des accords négociés, en garantissant la bonne circulation des documents, le respect des deadlines et la fiabilité des informations partagées.
• Contribuer à la gestion des documents de négociation : réception, classement et archivage des CGV et tarifs, comparaisons documentaires, préparation des premiers éléments de revue et transmission aux interlocuteurs juridiques concernés.
• Selon expérience, possibilité de participer à la préparation des trames contractuelles et des annexes commerciales, en support de l’équipe, dans le respect des processus et du calendrier de négociation.
• Assurer un rôle de coordination transverse pour le suivi d’exécution des accords : relances, mise à jour des statuts, consolidation des validations et suivi des signatures.
• Aider au reporting de votre périmètre : compilation des ventes, marges, sell-in, principaux KPIs et mise à jour des fichiers de suivi nécessaires au pilotage de l’activité.
• Contribuer au traitement de sujets opérationnels récurrents en support de l’équipe, notamment sur les litiges prix, les retours, le suivi de déclaratifs, la contractualisation de mandats ou d’autres besoins de coordination business.
• Être un support fiable et rigoureux de l’équipe BPM, avec un rôle principalement orienté exécution, administration, coordination opérationnelle et gestion des tâches quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de l’activité.
• Ce poste est avant tout un rôle de support opérationnel et administratif destiné à faciliter le travail quotidien de l’équipe Brand Partnership. Il ne s’agit pas d’un rôle de négociation en autonomie ni d’un poste à dimension stratégique.

N’hésitez plus à postuler si vous avez… ou si vous êtes…

• Diplômé(e) d’une formation supérieure Bac+3 à Bac+5 de type école de commerce, université ou formation équivalente.
• Une première expérience de 0 à 2 ans, idéalement acquise en stage, alternance ou premier poste dans un environnement commercial, achats, category management, finance, supply, marketing, assistanat ou coordination de projets.
• Très à l’aise avec les chiffres, les fichiers de suivi et la consolidation de données.
• Bonne maîtrise d’Excel et de PowerPoint ; une aisance générale avec les outils, les process et les environnements collaboratifs est attendue.
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec fiabilité.
• Capacité à suivre des process détaillés, à sécuriser les deadlines et à maintenir une bonne qualité d’exécution dans un environnement exigeant.
• Sens pratique, réactivité et capacité à faire avancer efficacement des sujets concrets du quotidien, y compris lorsqu’ils sont administratifs, logistiques ou très opérationnels.
• Forte orientation service : vous aimez aider une équipe à gagner du temps, débloquer les petits irritants du quotidien et sécuriser les détails qui permettent aux sujets d’avancer.
• Capacité à prendre en charge des tâches d’exécution avec sérieux, sans nécessairement rechercher une forte exposition ou un rôle de décision.
• Bon relationnel et goût du travail en équipe dans un fonctionnement matriciel et transverse.
• Curiosité, sens du service et envie d’apprendre dans un environnement international et omnicanal.
• Bonne communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Une appétence pour l’univers de la beauté et des cosmétiques est un plus.

À nos côtés, vous découvrirez :

• Une communauté où l'authenticité est une force, et où notre esprit d’équipe se nourrit de nos différences. Vous serez entouré d’équipes talentueuses avec lesquelles vous serez fier de collaborer.
• Une culture qui favorise le développement personnel et le leadership, avec des ressources et des opportunités pour apprendre, innover et évoluer.
• Un métier qui a du sens où chaque action compte : qu'il s'agisse de créer des expériences uniques pour nos clients ou d'inspirer l'univers de la beauté, nous évoluons dans un environnement où chacun contribue à faire la différence.

Ensemble, partageons quelque chose de beau.

Chez Sephora, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer et à favoriser un environnement inclusif pour tous.

--------------------------------------------------------------------

At Sephora, beauty is about feeling seen, valued, and empowered, individually and collectively. It is connecting deeply with others, celebrating diversity and inclusivity, unlocking your potential and making a difference every day. Together, we belong to something beautiful.

Since its inception in 1969 in Limoges, France, and as part of the LVMH Group since 1997, Sephora has been disrupting the prestige beauty retail industry. Today, Sephora continues to break with convention to drive its mission: champion a world of inspiration and inclusion where everyone can celebrate their beauty.

With 56,000 employees in 35 countries, including 15,000 in Europe & Middle East, we connect customers and beauty brands within the world’s most passionate beauty community. With a curation of nearly 500 brands, and our own label, Sephora Collection, we offer the most unique and diverse range of products: fragrances, makeup, hair care, skincare... and much more.

You will excel and enjoy this position if you are ready to actively handle the following missions :

• Provide daily operational support to Brand Partnership Managers across a European scope, assisting in the preparation and follow-up of annual negotiations and commercial agreements.
• Prepare the necessary elements for negotiation meetings: data collection, consolidation of business information, updating tracking files, assisting in the preparation of support materials, and operational organization of meetings.
• Take charge of the practical coordination of meetings and key team events: room booking, preparation of meeting spaces, coordination of visitor access, invitation follow-ups, verification of logistical needs, and support for necessary connections or tools.
• Streamline the team’s daily workflow by handling minor operational, administrative, and logistical requests that require rigor, responsiveness, and a strong service mindset.
• Ensure the administrative and operational follow-up of negotiated agreements, guaranteeing the smooth circulation of documents, compliance with deadlines, and the reliability of shared information.
• Contribute to the management of negotiation documents: receipt, filing, and archiving of general terms and conditions of sale (T&Cs) and pricing, document comparisons, preparation of preliminary review elements, and transmission to the relevant legal contacts.
• Depending on experience, the opportunity to participate in drafting contractual frameworks and commercial appendices in support of the team, in compliance with negotiation processes and timelines.
• Act as a cross-functional coordinator for the execution follow-up of agreements: follow-up reminders, status updates, consolidation of approvals, and tracking of signatures.
• Assist with reporting for your scope: compilation of sales, margins, sell-in, key KPIs, and updating tracking files necessary for activity management.
• Contribute to handling recurring operational issues in support of the team, notably price disputes, returns, monitoring of declarations, brokerage contract management (mandates), or other business coordination needs.
• Be a reliable and rigorous support for the BPM team, in a role primarily focused on execution, administration, operational coordination, and management of daily tasks necessary for smooth operations.
• This position is above all an operational and administrative support role designed to facilitate the daily work of the Brand Partnership team. It is neither an autonomous negotiation role nor a strategic position. Scope: European Region Reporting to: Brand Partnership Director / Group Manager Team management: None Type of contract: Fixed-term contract (CDD) – highly operational support role Key interactions: BPM, finance, legal, supply chain, merchandising, marketing, CRM, local country teams, internal support functions

Do not hesitate to apply if you have… or if you are …

• A graduate with a Bachelor's to Master's degree (Bac+3 to Bac+5) from a business school, university, or equivalent institution.
• Initial experience ranging from 0 to 2 years, ideally gained through an internship, apprenticeship, or first job in a commercial, purchasing, category management, finance, supply chain, marketing, assistant, or project coordination environment.
• Highly comfortable with numbers, tracking files, and data consolidation.
• Good proficiency in Excel and PowerPoint; general ease with tools, processes, and collaborative environments is expected.
• Rigor, organizational skills, and the ability to manage multiple subjects in parallel with reliability.
• The ability to follow detailed processes, secure deadlines, and maintain high-quality execution in a demanding environment.
• A practical mindset, reactivity, and the ability to effectively advance concrete daily tasks, including administrative, logistical, or highly operational ones.
• Strong service orientation: you enjoy helping a team save time, resolving daily friction points, and securing the details that allow projects to progress.
• The ability to take charge of execution tasks seriously, without necessarily seeking high visibility or a decision-making role.
• Good interpersonal skills and a liking for teamwork within a matrix and cross-functional organization.
• Curiosity, a service mindset, and a desire to learn in an international and omnichannel environment.
• Good written and oral communication skills in both French and English.
•  An affinity for the beauty and cosmetics world is a plus.

Here, you will find: 

• Community, in which authenticity is embraced, and the strength of our differences fuels our collective spirit.

• Culture of empowerment, learning & growth, that offers you the tools, space and opportunity to learn, innovate and lead.

• Work that brings fulfillment. From delighting clients every day, to inspiring our industry at large, every action makes a difference.

Join us and belong to something beautiful.  

At Sephora, we celebrate diversity and are committed to creating and fostering an inclusive environment for everyone.